Dalam sebuah kesempatan studi banding ke kantor lain dengan tipe yang lebih tinggi, saya mendapat beberapa hal terkait dengan penerapan aplikasi office automation. Aplikasi office automation yang dimaksud disini adalah aplikasi yang digunakan untuk mengadministrasikan pekerjaan yang terkait dengan persuratan mulai dari menerima, mendistribusikan, menindaklanjuti, melacak hingga mengarsipkan. Baik itu untuk surat masuk maupun surat keluar. Sederhananya, sebut saja aplikasi persuratan.
Berikut adalah hal-hal yang perlu mendapat perhatian khusus apabila suatu kantor ingin menerapkan aplikasi office automation.
Komitmen
Mengingat aplikasi ini melibatkan semua lini di kantor maka sudah pasti dibutuhkan komitmen kuat untuk menjalankannya. Mulai dari level penerima dokumen hingga ke penanda tangan surat. Komitmen ini menjadi modal dasar menuju kesuksesan dan keberlangsungan penerapan aplikasi.
Pilih Satu
Penerapan aplikasi bisa menggunakan dua metode yaitu pertama berbasis komputer dan kedua berbantuan komputer. Bila memilih berbasis komputer artinya semua dokumen cetak digantikan oleh dokumen digital. SSehingga semua pekerjaan berkaitan dengan persuratan akan dilakukan dilakukan di depan komputer ataupun perangkat cerdas lainnya. Berkas cetak hanya akan muncul di awal dan akhir proses saja.
Sedangkan bila berbatuan komputer maka aplikasi tadi sekedar menjadi pengganti buku agenda yang selama ini dipakai untuk mendata surat masuk / surat keluar plus bonus bisa melacak suatu surat berada dimana atau berstatus apa. Sebagai info, kecenderungan memakai aplikasi dengan metode berbantuan komputer adalah tetap lebih mengutamakan pekerjaan non digital. Seringkali berkas fisik tetap diutamakan sedangkan pencatatan digital diaplikasi cenderung diabaikan dan bahkan lama kelamaan akan dilupakan. Bila itu terjadi maka fungsi dari aplikasi tadi tidak lagi efektif.
Tunjuk Penanggung Jawab
Meski semua elemen dalam suatu kantor ikut ambil bagian dalam penerapan aplikasi, idealnya ditunjuk satu penanggung jawab di setiap unit. Hal ini perlu dilakukan untuk antisipasi apabila ada hal-hal yang menghambat operasional aplikasi, misalnya saat ada salah satu pemakai aplikasi tiba-tiba berhalangan hadir maka penanggung jawablah yang menunjuk pengganti atau menggantikannya. Atau mungkin bila ada pegawai baru di suatu unit maka tugas penanggung jawab adalah memastikan bahwa pegawai baru tersebut bisa memakai aplikasi di unit tersebut sebagaimana seharusnya.
Tinjau Berkala
Setiap kantor pasti akan mengalami perubahan seiring berjalannya waktu. Salah satunya adalah pergantian pegawai. Hal ini jelas berdampak langsung terhadap aplikasi.Misalnya ada pegawai atau penanggung jawab pindah unit atau mungkin pindah kantor maka sudah semestinya dilakukan pembaharuan mengenai data pemakai aplikasi berikut kewenangannya. Apabila ini tidak dilakukan maka bisa menimbulkan masalah di kemudian hari.
Tukang Pecut
Kembali ke poin pertama mengenai penerapan aplikasi yaitu komitmen, diperlukan seseorang yang bisa mengingatkan tentang pentingnya pelaksanaan aplikasi ini di kantor. Orang tersebut harus memiliki kepekaan yang tinggi untuk menilai apakah penerapan aplikasi ini sudah efektif ataukah perlu ditingkatkan. Tentunya orang tersebut harus sanggup mengingatkan baik itu ke level bawah maupun ke atas.
Bila penerapan aplikasi office automation di suatu kantor tidak berjalan dengan baik maka bisa jadi karena ada hal-hal yang kurang atau tidak berjalan dengan baik dari beberapa poin tersebut di atas.
Sudah dulu ya. Bila ada yang punya pemikiran lain silakan berkomentar di bawah.
Semoga bermanfaat.
Sumber foto :
Pexels dan Adobe Spark
Komentar
Posting Komentar